DIE eine Produktivitäts-Strategie, die immer funktioniert. Und für jeden.

 Du kennst bestimmt auch "Eat that frog" oder die Pomodoro-Technik, richtig? Oh yes, Produktivitäts-Gurus, Tipps und Strategien zum Thema gibt’s wie Sand am Meer. Und gefühlt habe ich auch von jedem mal etwas probiert. 😅

Aber statt mir mehr Zeit und das ersehnte “aaaaah,-endlich-Entspannung” zu geben, war ich danach nur noch verwirrter und vor allem frustrierter.

Gerade ich, die von Anderen als Listen-Queen bezeichnet wird, weil ich echt gut in Sachen Organisation bin, scheitere an den vermeintlichen “Basics” der Produktivität?! What??? Das hat mich (gelinde gesagt) sehr gewurmt. 😳

Nach etlichen Versuchen habe ich nun aber endlich begriffen, dass es einfach keinen “one-size-fits-all”-Ansatz gibt. Jeder Mensch tickt anders. Ein System, das mir Sternchen in die Augen zaubert, fühlt sich für dich vielleicht wie ein Gefängnis an.

Was hier auch noch ganz wichtig ist:

Männer haben einen völlig anderen Rhythmus als Frauen. Die meisten Produktivitäts-Strategien sind auf einen (männlichen) 24-Stunden-Zyklus ausgelegt. Dort ist jeder Tag gleich und deswegen kann jeden Tag dasselbe System genutzt werden. Aber das passt eben nicht zu uns Frauen, die ja nun mal einen 28-Tage-Zyklus haben. Wo wir aktuell in unserem Zyklus stehen, hat einen enormen Effekt darauf, wie wir unsere Energie nach draußen tragen und welche Aufgaben wieviel Zeit einnehmen. “Zyklus-Planung” ist etwas, das mir inzwischen sehr am Herzen liegt, weil das eben auch beinhaltet, zu schauen, in welcher Phase deines Zyklus du dich grad befindest. Dazu aber ein anderes Mal mehr. Sonst wird's hier zu wild 🤭

Außerdem geht's ja heute um DIE Strategie, die für jeden funktioniert und nicht nur für Frauen.

Und die ist: Batching, also, ähnliche Tätigkeiten “in einem Rutsch” bzw. im gleichen Zeitblock abzuarbeiten.

Beispiele gefällig?

• Blocke dir jeden Monat einen Tag, an dem du deine Blogposts oder deinen Social Media Content für die folgenden vier Wochen erstellst.
• Nimm dir ein paar Stunden Zeit, um deine nächsten vier Podcast-Folgen abzudrehen.
• Am nächsten Tag schreibst du die Show Notes dazu, hast ein Zeitfenster für die Gestaltung von Grafiken usw.
• Du hast 6 verschiedene Telefonate auf deiner Liste? Block’ dir eine halbe Stunde im Kalender und erledige alle 6 in diesem Zeitraum.
• Das Ganze kannst du auch auf dein Zuhause übertragen, was das Thema Kochen oder Putzen betrifft.

Das Rad muss auf diese Weise nicht jedes Mal neu erfunden werden und damit sparst du viel mentale Energie und damit Zeit.

Batching macht auch deshalb Sinn, weil du damit das sogenannte “Context-Switching” vermeidest. Das ist nämlich der Produktivitätskiller Nummer 1.

Was meine ich damit? Immer, wenn du “mal kurz" deine Mails checkst oder einen Anruf entgegen nimmst, während du grad an einer wichtigen Präsentation arbeitest, führt es dazu, dass deine Energie und dein Fokus abnehmen und du zudem den Überblick über deine Prioritäten verlierst. Laut diverser Studien braucht es nach diesem Context Switching 23 bis 30 Minuten bis dein Gehirn bereit ist, zur eigentlichen Aufgabe zurückzukommen. "Mal kurz" ist damit was Anderes, oder?

Lass jetzt mal deine normalen Tage Revue passieren lässt: wie oft wirst du abgelenkt? Völlig egal ob im Homeoffice durch die Post und die Katze oder durch liebe Kollegen im Coworking-Space … Unterbrechungen lauern an allen Ecken. Und letztlich summiert sich die Zeit, die wir brauchen, um wieder konzentriert auf der Höhe zu sein, auf mehrere Stunden zusammen. Kein Wunder, dass wir so oft am Ende des Tages das Gefühl haben, nichts so richtig auf die Reihe gekriegt zu haben. Vermeide also weitestgehend Context Switching. Das geht am besten, wenn du möglichst ablenkungsfrei und mit Batching arbeitest.

Wie Batching am besten klappt:

1. Mach einen Termin für diesen Themenblock und trage ihn in deinen Kalender ein, als ob du einen persönlichen Termin mit einem Kunden hättest.
    
2. Weg mit Ablenkungs-Fallen. Deine E-Mail-App muss nicht ständig geöffnet sein, Benachrichtigungen und Push-Nachrichten solltest du abstellen. Vertraue nicht darauf, dass du Social Media & Co. vermeidest. Schaffe Maßnahmen, die es dir wenigstens erschweren, “mal kurz” etwas zu checken. (Du weißt schon, eine halbe Stunde später stellst du dann frustriert fest, dass es mal wieder ‘n büschen länger war.)
   
   
3. Wenn du besonders wichtige Aufgaben vor dir hast, sorge dafür, dass du fit bist. Brauchst du z.B. viel Konzentration für deine Content-Erstellung, achte auf deinen Schlaf, Bewegung und gutes Essen in der Zeit davor. Dein Körper ist der Schlüssel für deine mentale Leistungsfähigkeit!
   
   
4. Belohne dich danach so, dass du dich schon drauf freuen kannst, während du noch voll dabei bist.  

Bonustipp für dich als Frau: Trage dir bestimmte Aufgaben idealerweise auch noch zu einem Zeitpunkt in deinen Kalender ein, der zu deiner Energie passt. Ganz viel Content zu erstellen, wenn du grad kurz vor deiner Menstruation stehst und dich schon ein schiefer Blick deines Nachbarn aufregt, ist da vielleicht nicht ganz so ideal 🙄

Wenn du genauso wie ich einfach vielfältig interessiert bist (neumodern nennt man das jetzt "multipassionate" 😁) und das auch bleiben möchtest, ohne irgendwann in Richtung Burnout vom ganzen “selbst und ständig” zu laufen, ist Batching ein Puzzleteil auf dem Weg dorthin.